redactat de Răducanu Alexandru
Consilier Juridic la Mir International Service SRL
În data de 08.11.2021, în Monitorul Oficial, a fost publicat ordinul Ministerului Finațelor prin care s-a aprobat procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind facturarea electronică. Sistem care momentan este utilizabil numai de către firmele care desfăsoară relații contractuale cu statul, urmând ca ulterior să fie aplicabil si relatiilor dintre operatorii economici privati.
În continuare o să prezentăm o parte din cele mai importante aspecte regăsite în ordinul de mai sus:
- Sistemul național privind factura electronică se numește RO e-Factura.
- Sistemul RO e-Factura este disponibil în sistemul informatic “Spațiu privat virtual“ prescurtat SPV.
Este timpul să apară prima întrebare în mințile noastre, și anume ce este acest SPV?
Ei bine SPV sau Spațiul privat virtual, o să fie dezbătut pe larg într-un alt articol, dar pe scurt potrivit www.anaf.ro este este un serviciu gratuit, accesibil permanent, care oferă anumite beneficii utilizatorilor săi, precum:
– informaţii cu privire la obligaţiile fiscale;
– posibilitatea de a primi acte administrativ fiscale și alte documente;
– informaţii cu privire la contribuţiile sociale;
-acces și la alte servicii electronice pe care SPV le oferă.
Acum că am răspuns la prima întrebare, pe scurt, în câteva cuvinte, să continuăm cu aspectele legate de RO e-Factura:
- Scopul acestui sistem este primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice reglementate la nivel național, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar. Cu alte cuvinte, vorbim despre o încercare de a centraliza la nivel național facturile electronice utilizate, precum și aspecte legate de acestea precum transmiterea, stocarea etc.
- Ca să putem utiliza acest serviciu, în calitate de operatorii economici trebuie să fim înregistrați în (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit. Detalii despre cum ne putem înscrie în SPV o să regăsiți în articolul cu aceată temă.
- De luat aminte este faptul că pentru a putea utiliza RO e-Factura în relația B2B (business to business/persoană juridică către persoană juridică), atât emitentul, cât și destinatarul facturii trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura. Cu alte cuvinte, trebuie să vă asigurați, dacă folosiți acest sistem, că partenerul dumenavoastră de afaceri este înregistrat la rândul său în acest sistem.
Ne întrebăm acum, ce facem dacă destinatarul nu folosește acest sistem?
Nu este o tragedie, pur și simplu factura către destinatari care nu utilizează acest sistem va urma regulile obişnuite prevăzute de Codul Fiscal. Cu alte cuvinte veți continua procedura exact ca până în prezent.
Care sunt elementele principale ale facturii electronice?
Potrivit OUG 120 din 4 Octombrie 2021, publicat în Monitorul Oficial:
Elementele principale ale facturii electronice din sistemul RO e-Factură sunt:
a) identificatorii de proces și de factură;
b) data facturii;
c) informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
d) informații privind destinatarul facturii electronice;
e) informații privind beneficiarul plății;
f) informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
h) referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii, precum și, după caz, la contractul de achiziții publice în domeniile apărării și securității;
i) detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/ produselor sau prestarea serviciilor;
j) instrucțiuni de plată;
k) informații privind creditări sau debitări;
l) informații privind pozițiile de pe factură;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
De ce menționăm elementele principale? Ce importanță au acestea?
Ei bine, dacă factura respectă cele de mai sus, atunci se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Astfel aplicarea semnăturii electronice a Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
Dacă factura nu respectă structura de mai sus, atunci se va afisa un mesaj cu erorile ce trebuie sa fie corectate și prin urmare nu se va expedia factura.
Prin urmare exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Cu alte cuvinte, trebuie să verificăm mereu să avem semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, deoarece numai acel exemplar este considerat original.
Cum aflăm data comunicării facturii electronice?
Potrivit legii, data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, iar data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice.
Se poate returna o factură electronică?
Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO eFactura.
Ce facem dacă destinatarul are obiecții cu privire la factură?
Destinatarul va înștiința emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.
Cât privește modificarea facturii, acest lucru se va face la fel ca in cazul facturilor normale, potrivit art 330 Cod Fiscal.
Este obligatori utilizarea acestui sistem de către operatorii economici privați?
La acest moment nu este obligatorie utilizarea sistemului.
Am citit pe internet în legătură cu RO e-Factura ceva scris despre B2B și B2G, ce sunt aceste informații?
B2B se referă la relația dintre doi operatori economici și B2G se referă la relația dintre un operator economic și stat/instituții ale statului.
În concluzie acest sistem de facturare este la început de drum și reprezintă încă un pas pe care România îl face către digitalizare.
Acest articol este o prezentare pe scurt a sistemului de facturare electronică RO e-factura, pentru informații pe larg și prezentare completă a acestuia vă rugăm să consultați paginile web ale instituțiilor statului abilitate în acest sens și vă sfătuim în același timp să vă informați numai din surse sigure. În acest sens cea mai sigură sursă pentru informare este LEGEA!